Dokumente in Microsoft 365 – Teams vs. SharePoint vs. OneDrive

Microsoft 365 bietet eine Menge Tools um die tägliche Arbeit zu vereinfachen. Aber nicht immer ist gleich klar, welches Tool man für welche Tätigkeit nutzen sollte – und vor allem: Wie?

In Microsoft 365 haben wir primär drei Anwendungen, in denen wir mit Dokumenten arbeiten können. Teams, OneDrive4Business und SharePoint Online.

Teams – Dokumente direkt mit Kollegen bearbeiten

Microsoft Teams erfährt zur Zeit einen Boom wie kaum eine andere Komponente von Microsoft 365. Das ist natürlich auch der COVID-19 Situation geschuldet. Kann man doch in Teams mit Kollegen telefonieren, Videokonferenzen abhalten, chatten, Dokumente teilen… Aha. Dokumente teilen.

„Aber Teams und OneDrive verwenden im Hintergrund doch auch nur SharePoint zum Speichern von Dokumenten!“

Findiger Techniker mit Antworten auf Fragen, die nie gestellt wurden.

Teams speichert Dokumente in einer Dokumentenbibliothek auf einer SharePoint Seite mit Hilfe einer Ordnerstruktur. Dort werden z. B. Dokumente abgelegt die in Chats geteilt, über den Reiter „Dateien“ abgelegt oder in Teams mit anderen geteilt werden.

Und für das Arbeiten im Team ist das auch eine super Sache. Gleichzeitig an Dokumenten editieren, dabei über die Chat-Funktion oder noch besser in einer Videokonferenz sprechen – das kommt dem Arbeiten gemeinsam direkt vor Ort schon sehr nahe. Und für diesen Zweck kann es mir auch relativ egal sein, wo die Datei liegt. Der Link ist ja im Teams oder Chat greifbar.

Wenn ich aber nicht genau weiß, wo eine Information zu finden ist wird es in Teams schon schwieriger zu finden, was ich suche.

SharePoint to the rescue

SharePoint bietet beinahe alles was man von einem Document Management System erwartet.

Daher sollte der nächste Schritt – nachdem ein Dokument in Teams finalisiert wurde – sein, das Dokument mit einem ordentlichen Content Type zu versehen, zu verschlagworten und die Metadaten zu pflegen.

Dieser initiale Aufwand erspart einem später stundenlanges Suchen oder im schlimmsten Fall: Ein neues Dokument zum selbsten Thema zu verfassen!

Was ist mit OneDrive4Business?

Es gibt ausreichend Dokumente auf einem Mitarbeiter-Rechner, die in keine der beiden o. g. Situationen passen. Dokumente, die weder team-relevant noch für ein breites Publikum zur Verfügung gestellt werden müssen.

Für diesen Fall ist OneDrive4Business das richtige Werkzeug.

Möchte ich an einem Dokument alleine arbeiten aber die Sicherheit eines „Soft-Backups“ in der Cloud nicht missen wollen – dann ab damit nach OneDrive! Versionierung, Backup und die Möglichkeit das Dokument per Link an jemanden zu versenden ohne die Datenhoheit zu verlieren. Dafür ist OneDrive perfekt.

Fazit

Möchte ich ad-hoc ein Dokument mit meinem Teamkollegen bearbeiten und Inhalte einpflegen geht meine Empfehlung ganz klar Richtung Teams. Teams ist genau für diesen Einsatzzweck entwickelt worden.

Ist das Dokument fertig (Stichwort Document Lifecycle) sollte es ordentlich in SharePoint eingepflegt werden. So ist es auch einfacher Automatismen und Policies an Dokumente anzuhängen um die Kontrolle über den Inhalt nicht zu verlieren.

Arbeite ich für mich oder in einer sehr kleinen Gruppe, kann man sein Werk perfekt über OneDrive absichern.

Im Endeffekt ist dieser Artikel nur eine Empfehlung. Es kommt immer auch auf die individuelle Arbeitsweise des Nutzers an. Microsoft 365 bietet viele Wege der Zusammenarbeit an.

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