Information Architecture in SharePoint Online mit Hubs

SharePoint Online bietet die Möglichkeit Sitecollections thematisch zu gruppieren ohne diese zu sehr ineinander zu verzahnen. Dieses Feature nennt sich „Hubs“.

Hubs sind gewöhnliche Sitecollections, denen auf der SharePoint Administrator Seite das Attribute „Hub“ zugewiesen wird. Anschließend kann man andere Sitecollections mit diesem Hub verknüpfen.

Bild 1 Einstellungen für Hubs

Warum sollte man Hubs verwenden?

Die Verwendung von Hubs hat mehrere Vorteile. Der wichtigste aber – aus meiner Erfahrung heraus – ist der, dass die Sites zwar logisch gekoppelt sind, technisch aber jede für sich eigenständig vorgehalten wird.

Wenn in einem Unternehmen etwas sicher ist, dann dass sich Dinge ändern. Und das gilt auch für die Verantwortlichkeit innerhalb von Teams.

Mit Hubs können wir auf solche Änderungen schnell und ohne großen Aufwand reagieren.

Bild 2 Das Projekt „Request a sitecollection“ liegt noch beim Development.

Schauen wir uns das an einem – zugegeben etwas weit hergeholtem- Beispiel an: Ein Projekt „Request a sitecollection“ wird in einer Sitecollection verwaltet. Alle Dokumente, Pläne und wer weiß was sonst noch liegen in dieser Sitecollection.

Nun ist die Entwicklung abgeschlossen und das Projekt soll an Operations übergeben werden. Mit der Übergabe wechselt auch die Verantwortlichkeit der Datenhoheit vom Entwicklungsteam zum Operationsteam. Mit Hubs schnell umgeklinkt und fertig.

Bild 3 Die Verknüpfung der Sitecollection nach Übergabe an das Operationsteam.

Wer schon einmal an einem Carve-Out Projekt beteiligt war, wird die Vorteile dieser Technik ebenfalls zu schätzen wissen. Das Heraustrennen von Subsites und Transferieren in eine neue, dedizierte SharePoint Umgebung ist wahrlich kein Spaß.

Fazit

Mit Hubs kann man in SharePoint Online mit einfachen Mitteln verschiedene Sitecollections thematisch gruppieren und diese Gruppierung bei Bedarf ebenso simpel lösen.

Der Vorteil gegenüber der Verwendung von Subsites liegt vornehmlich in der losen Kopplung, wohingegen Subsites stehts eine enge Verdrahtung mit den darüberligenden Site-Instanzen aufzeigen. Das ist natürlich für das Managment von Sitecollections ein großer Vorteil.

Zugegeben, die Idee ist nicht neu. Vor der Einführung von Hubs konnte man ein ähnliches Zusammenspiel Search-Driven bauen – allerdings mit einem höheren Aufwand und eben ohne den Management-Vorteil.

Links

[1] „Information architecture in modern SharePoint“ auf Microsoft Docs
[2] „Planning your SharePoint hub sites“ auf Microsoft Docs

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