„Reply All Storm“ Schutz in Microsoft 365

Wer kennt es nicht?
Ein Kollege schickt eine Frage per E-Mail an hunderte Kollegen (oft über eine Mailing Group). Und dann hagelt es Antworten – die natürlich auch wieder an alle geschickt werden. Weil „Reply All“ scheinbar einfacher zu klicken ist als „Reply“.

Die Folge: Jeder, den es interessiert oder auch nicht, erhält Unmengen an E-Mails, die Teil dieser Konversation sind.

„Liebe Kollegen,

hört bitte auf STÄNDIG AUF ‚ALLE ANTWORTEN‘ ZU kLICKEN!!!!11!1!!!!!!!

>:( „

Ein freundlicher Kollege

Abgesehen von der Tatsache, dass man im Jahr 2020 andere Kanäle haben sollte um Fragen innerhalb des Unternehmens zu platzieren (Yammer? Teams?), sind meist auch die gängigen E-Mail Nutzungs Etikette (An, CC, BCC) meist nur unzureichend bekannt.

Ein Silberstreif am Horizont

Wäre es da nicht schön, wenn man irgendwo einstellen könnte, dass „Reply All“ nicht so einfach/leichtsinnig von den Nutzern verwendet werden kann? Schon seit einiger Zeit kursieren diese Anforderungen von Admins auf der ganzen Welt im Netz. Und viele – teils abenteuerliche – Lösungsvorschläge können dazu gefunden werden.

Eric Norberg hatte dazu bereits im September 2009 (29. Sept. 2009) als Teil des Exchange Teams einen Artikel [1] verfasst.

Unerwünschte E-Mails müssen nicht immer SPAM sein

Glücklicherweise wurde nun ein Mechanismus etabliert, der dabei helfen soll genau diese „Reply All Storm“ Situationen zu unterbinden.

Wie auf dem Exchange Team Blog [2] seit Donnerstag (7. Mai 2020) zu lesen ist, gibt es dies Funktion für Microsoft 365. Sie ist aktuell eher für größere Unternehmen interessant und greift bei Situationen in denen 10 oder mehr „Allen Antworten“ Konversationen an 5000 (oder mehr) Empfänger innerhalb von 60 Minuten geschickt werden.

Greift die Regel, erhält ein Nutzer der von der Reply-All Funktion Gebrauch machen möchte eine Nachricht, dass dies aktuell nicht möglich sei.

Fazit

Zugegeben, das ist noch immer eine sehr liberale Einstellung – die im Übrigen leider noch nicht als Admin angepasst werden kann.

Alles in Allem finde ich den Weg aber richtig. Informationen sollten in dieser Größenordnung ohnehin weg von einem Push- zu einem Pull-Prinzip wechseln. Potentielle Empfänger können selbst entscheiden, ob die Information relevant für sie ist oder nicht. Microsoft 365 bietet auch dafür mehr als nur eine Lösung.

Links

[1] „Removing ‚Reply All‘ Functionality for Outlook Users Who Participate in Reply-All Storms, via Group Policy: what to…“ – Quell: Microsoft

[2] „Reply All Storm Protection in Exchange Online“ – Quelle: Microsoft

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